Son muchas las veces que nos marcamos como objetivo ser más productivos, aprovechar nuestro tiempo para poder hacer todas esas cosas que tenemos pendientes y lograr disminuir nuestro nivel de estrés. Sin embargo, la experiencia se empeña en demostrarnos que por mucha buena voluntad que tengamos, al final, no logramos ser más productivos y que, al de poco tiempo, hemos vuelto a nuestros viejos e inadecuados hábitos. ¿Por qué nos ocurre esto? ¿Cómo es posible que algunas personas puedan gestionar su tiempo, lograr hacer gran cantidad de cosas y no parecer nunca estresados? Veamos algunos pequeños trucos que te pueden ayudar a lograrlo.
- No intentes cambiar muchas cosas a la vez: Este es uno de los primeros errores que cometemos, intentar cambiar muchas costumbres de golpe. Piensa que se trata de adquirir hábitos que nos resulten más útiles y no de poner la casa patas arriba. Cuando cambiamos algún comportamiento de nuestra conducta necesitamos que se convierta en un hábito, es decir, que lo realice de manera automática, que no tenga que pensarlo, que sea parte de mi rutina. Esto supone un tiempo. Algunos autores afirman que son necesarios 21 días para que un cambio de conducta se convierta en un nuevo hábito.
- Planifica, planifica, planifica…pero sólo el 80%: Planificar, es tener un plan. Es saber dónde estoy y dónde quiero llegar. Este plan me va a facilitar tener claras las estrategias a realizar para conseguir mis objetivos. En ocasiones nuestros clientes nos dicen que les resulta imposible planificar en su trabajo ya que continuamente les surgen imprevistos. Por eso te pedimos que planifiques al 80%, deja margen para los imprevistos. Si en tu trabajo, el volumen de imprevistos superar el 20% quizá estas realizando tareas o acciones que poco o nada tienen que ver con los objetivos de tu planificación (por tanto tendríamos un fallo de planificación) o bien debes pasar al punto 3.
- Aprende a decir NO: Esta es una de las mayores dificultades que encontramos habitualmente en nuestros clientes, el MIEDO A DECIR NO. Si, no has leído mal, hemos dicho miedo. La razón por la cual las personas no son capaces de decir que no a interrupciones, peticiones que otros compañeros les hacen, distracciones, etc. es el MIEDO. No le des más vueltas. Si tú eres de los que tienes miedo a decir que no piensa acerca de qué es lo que temes. «Si digo que no pueden pensar a que no quiero hacer el trabajo», «hoy en día si dices que no a algo te vas a la calle» (Miedo a la Supervivencia Económica); «Si le digo que no va a pensar que soy un borde», «Total, si no me cuesta nada hacerlo y así todos contentos» (Miedo al rechazo social)…¿Cuál es el miedo que te impide decir que NO?
- Haz buen uso de las nuevas tecnologías: Las nuevas tecnologías son un medio, no el fin. Pueden ayudarnos en muchas tareas. Sin embargo, un mal uso de las mismas pueden hacer que aumente nuestro nivel de estrés y que seamos menos productivos. Recuerda que cuanto más extensas sean nuestras redes (Facebook, twitter, Google+, Grupos de Whatsapp…) mayor va a ser el número de inputs que recibamos y mayor esfuerzo nos va a suponer contestar a todos ellos. Muchas personas están empezando a desarrollar conductas compulsivas (consultar continuamente el móvil para ver si tiene notificaciones) y estas conductas nos van a robar tiempo, van a provocar que realizar una tarea nos lleve más tiempo debido a las interrupciones a las que nos vemos sometidos. Procura trabajar con la entrada de datos del móvil desconectada (evitarás interrupciones tontas), no trabajes con el correo electrónico abierto, asigna momentos del día para comprobarlo. Sigue la regla de los dos minutos: aquella tarea que te lleve menos de dos minutos hazla al momento. Si te va a llevar más tiempo, planifícala.
- No te engañes, no somos multitarea: Hacer varias cosas a la vez no nos hace ser más productivos, todo lo contrario. Saltar de un tarea a otra incrementa el número de errores y obliga a nuestro cerebro a saltar de un tema a otro provocando una mayor activación cerebral y aumentando la sensación de estrés. Haz las tareas de una en una. Asigna tiempos para realizarlas y concéntrate en esa tarea que estás llevando a cabo. Elimina los posibles distractores (e-mail, teléfono, Whatssapp…). Si te resulta difícil lograr espacios de tiempo sin distractores, trabaja con intervalos de treinta minutos.
- No intentes hacer las cosas de manera perfecta, sólo de manera adecuada: ¡Cualquier tarea que hagamos se pueden mejorar! Por supuesto, pero nuestro objetivo no es hacerla perfecta (¡no hay ningún instrumento que sirva para medir la perfección, es un concepto que sólo existe en nuestra cabeza!), simplemente queremos hacerla de manera adecuada. La perfección es un concepto que devora recursos, consume nuestro tiempo y nos puede llevar al agotamiento.